Fornitore/responsabile: C.S.INFORMATICA di Constandache Stefan Iulian, P.IVA 18562471005, Via Bernini 19, 00053 Civitavecchia (RM), Italia. Email info@prenotafacile.eu, PEC cs.informatica@pec.it.
1. Criteri di conservazione
| Ambito | Criterio |
|---|---|
| Lead/demo | 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo conversione/obblighi/necessità ulteriori documentabili |
| Booking/CRM e dati affidati | Durante il servizio, secondo istruzioni del ristorante e finalità lecite |
| Cessazione ristorante | 30 giorni disponibili per recupero/export; poi avvio cancellazione attiva |
| Backup | Rotazione tecnica, accesso limitato alla continuità |
| Fiscale, sicurezza, controversie | Eccezioni necessarie e documentate per il relativo perimetro |
L'avvio della cancellazione dopo 30 giorni non è una promessa di erasure istantanea di tutte le copie. Il DPA richiede però un processo effettivo, documentato e non indefinito.
2. Processo di cessazione
Registrare motivo, data effettiva di cessazione, tenant e referenti autorizzati. Disdetta del rinnovo non anticipa la cessazione del periodo pagato; fallimento di pagamento non determina cancellazione immediata. In caso di chiusura definitiva del servizio dal fornitore, valgono preavviso 60 giorni e rimborso della quota inutilizzabile previsti dai Termini.
Comunicare al Cliente la finestra di 30 giorni, le modalità di recupero/export e le limitazioni note. L'accesso per recupero deve essere organizzato anche se le funzioni operative sono sospese: eventuali paywall non devono rendere impossibile l'uscita concordata. Verificare identità/poteri del richiedente e tutelare altri tenant.
Raccogliere la scelta del Titolare su restituzione/cancellazione. Gli strumenti esistenti di export CRM e backup possono avere limiti o omissioni: non sono automaticamente un export completo. Valutare tutte le categorie dell'incarico, distinguere dati affidati da archivi propri del fornitore, segnalare troncamenti e concordare una modalità integrativa autorizzata.
3. Cancellazione attiva e copie
Dopo la finestra avviare il piano di cancellazione: account/membership, booking, CRM, intent e snapshot, comunicazioni/consensi, campagne/AI/supporto pertinenti, file/storage e altre copie tenant. Gli utenti Auth condivisi/orfani, i record con riferimenti null e le copie provider vanno valutati separatamente, evitando di eliminare dati di altre relazioni legittime.
Per ogni eccezione registrare dato minimo, motivo, ruolo privacy, accessi, termine/criterio di riesame. Non conservare l'intero tenant soltanto perché esiste un possibile obbligo su alcuni documenti. Verificare esito e anomalie, mantenendo una prova minimizzata dell'operazione, non una nuova copia del dataset.
I dati rimasti nei backup non sono utilizzati per nuove attività e seguono la rotazione tecnica; in un restore si devono riapplicare le cancellazioni/restrizioni prima di reintrodurli nel servizio. La sola cancellazione della riga cliente non elimina necessariamente nomi/notes nei booking o private booking intents.
4. Sicurezza, export e responsabilità
Backup principalmente per continuità/disaster recovery, non archivio personale garantito; nessuna promessa di recupero puntuale di qualunque record. Le richieste privacy seguono la DSAR anche durante l'uscita. Retention del ristorante, fiscalità propria e diritti degli interessati sono distinti e non prevalgono l'uno sull'altro senza valutazione.
I criteri sopra descritti sono policy di conservazione e cessazione, non una dichiarazione di cancellazione automatica generale. C.S.INFORMATICA avvia il processo di cancellazione secondo le istruzioni e le eccezioni applicabili.