1. Parti, definizioni e ambito
Il fornitore è C.S.INFORMATICA di Constandache Stefan Iulian, P.IVA 18562471005, Via Bernini 19, 00053 Civitavecchia (RM), Italia; email info@prenotafacile.eu, PEC cs.informatica@pec.it, telefono 3883671038. “Servizio” indica Prenota Facile by C.S.INFORMATICA; “Cliente” è il ristorante, impresa o professionista che sottoscrive il servizio; “Utente autorizzato” è la persona cui il Cliente consente l'accesso; “Periodo” è il periodo di fatturazione selezionato nell'ordine.
Il Servizio è B2B, non un SaaS destinato ai consumatori. Chi conclude il contratto dichiara di agire professionalmente e di avere i poteri per vincolare il Cliente. Le presenti condizioni disciplinano il software; il contratto di ristorazione è tra cliente finale e ristorante.
2. Oggetto e documenti contrattuali
Il Servizio mette a disposizione strumenti di prenotazione, CRM, sala e funzioni operative, comunicazioni, marketing, analytics/BI, AI e HACCP secondo piano e abilitazioni. Le integrazioni dipendono anche da fornitori esterni. C.S.INFORMATICA fornisce gli strumenti tecnici e non assume la gestione commerciale delle singole prenotazioni.
L'ordine deve identificare piano, prezzo, IVA, periodo e funzioni acquistate. Ne fanno parte questi Termini, il DPA e gli allegati TOMs, provider e retention/offboarding. Il DPA prevale nelle materie di protezione dati affidate al responsabile; nessuna clausola limita obblighi inderogabili. Eventuali condizioni particolari vanno concordate e documentate.
3. Sottoscrizione e prova
Prima della sottoscrizione il Cliente deve poter leggere e conservare i documenti e correggere i dati. L'accettazione dei Termini è obbligatoria e separata dall'eventuale consenso marketing; le clausole che lo richiedono devono essere approvate specificamente. La versione, la data, l’account e le eventuali approvazioni specifiche devono essere documentati nel processo di sottoscrizione. Modifiche sostanziali sono comunicate e, quando opportuno o richiesto, oggetto di nuova accettazione.
Data di efficacia e prova della conclusione del rapporto risultano dall’ordine e dal processo di sottoscrizione. La consultazione di questi documenti non equivale di per sé ad accettazione contrattuale.
4. Account e uso lecito
Il Cliente mantiene dati corretti, protegge le credenziali e attribuisce permessi soltanto alle persone autorizzate. Deve segnalare compromissioni e revocare accessi non più necessari. È responsabile della liceità dei contenuti caricati e delle istruzioni impartite; ciò non esonera C.S.INFORMATICA dai propri obblighi.
Sono vietati attività illecite, frodi, compromissione del servizio, aggiramento di sicurezza/paywall, scraping abusivo, rivendita o sublicenza non autorizzata e copia sostanziale del software. Reverse engineering e decompilazione sono vietati nei limiti consentiti dalla legge, salve eccezioni inderogabili. Non sono vietati i diritti che la legge garantisce al Cliente.
5. Piani, trial e attivazione
Piani e prezzi sono quelli dell'offerta e del piano scelto; questo documento non li modifica. Non è previsto un piano free. Il trial attuale è di 15 giorni; la prova non è un abbonamento gratuito permanente. Funzioni, crediti AI e limiti sono quelli applicabili al piano e devono essere comunicati prima dell'ordine.
La prosecuzione a pagamento e le condizioni del trial devono risultare dal processo di attivazione e dall’ordine. Gift, promozioni e crediti eventualmente concessi hanno condizioni e scadenze comunicate; non istituiscono un piano free e non sostituiscono indefinitamente l’abbonamento. Alla scadenza di un gift valgono il rapporto a pagamento applicabile e le relative abilitazioni. Le condizioni dei crediti AI sono quelle comunicate nell’offerta.
6. Prezzi, pagamento e fatturazione
I prezzi sono al netto IVA salvo diversa indicazione. Il pagamento è anticipato per il Periodo scelto, attraverso Stripe; altri metodi sono ammessi solo previo accordo. C.S.INFORMATICA emette fattura e il Cliente è responsabile dei dati fiscali corretti. I dati completi delle carte sono gestiti dal provider di pagamento, non archiviati integralmente dal Servizio.
Eventuali costi ulteriori devono essere comunicati e accettati; questo documento non crea nuove tariffe.
7. Rinnovo, disdetta e periodo pagato
L'abbonamento si rinnova automaticamente secondo il Periodo scelto. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento; la disdetta blocca il rinnovo successivo e il Servizio resta utilizzabile fino alla fine del periodo già pagato. Il canale di gestione deve essere indicato nell'account e nella conferma contrattuale; l'assistenza riceve le richieste quando il canale tecnico non è disponibile.
Non è previsto rimborso pro-rata del periodo iniziato, salvi errori di addebito, duplicazioni, obblighi di legge o casi eccezionali approvati. Questa regola non esclude il rimborso per cessazione definitiva previsto al §17. Nessun termine di disdetta aggiuntivo è introdotto.
8. Modifiche del prezzo e tutela clienti esistenti
Per modifiche sostanziali a Termini e condizioni commerciali è dato un preavviso di almeno 30 giorni. Gli aumenti decorrono dal rinnovo successivo nel rispetto del preavviso, mai retroattivamente sul periodo pagato. Il Cliente può disdire prima dell'entrata in vigore.
Se aumenta il prezzo di listino, il Cliente già attivo ha diritto a una riduzione permanente del 10% sul nuovo prezzo di listino del proprio piano, finché mantiene attivo il rapporto contrattuale. Non si applica un ulteriore 10% al prezzo già scontato a ogni aumento: non vi è stacking progressivo. Lo sconto non è automaticamente cumulabile con coupon, promozioni o altri sconti salvo diversa comunicazione commerciale.
9. Mancato pagamento
In caso di pagamento fallito, sono previsti tentativi e periodo di recupero secondo il provider, avviso al Cliente e possibilità di aggiornare il metodo. Se il pagamento non viene regolarizzato, l'accesso può essere sospeso. Non si cancellano immediatamente i dati per un pagamento fallito. Alla successiva cessazione si applica la finestra di 30 giorni e poi il processo di cancellazione del §18.
I tempi di recupero dipendono dal provider; il pagamento fallito e l’eventuale sospensione dell’accesso restano distinti dalla cessazione del contratto.
10. Assistenza e reclami
L'assistenza è disponibile 24/7, tramite info@prenotafacile.eu, con prima risposta o presa in carico entro massimo 4 ore. Gli incidenti critici ricevono priorità massima. Le 4 ore non sono una garanzia di risoluzione completa; la presa in carico non equivale a riconoscimento di responsabilità. Le comunicazioni formali sono indirizzate alla PEC cs.informatica@pec.it.
11. Continuità e credito per indisponibilità
Non è garantita assenza assoluta di interruzioni o errori. Se Prenota Facile è totalmente indisponibile per oltre 72 ore consecutive, il Cliente riceve 15 giorni gratuiti di abbonamento come credito commerciale, non rimborso monetario automatico. La regola vale anche per un problema infrastrutturale o di provider che renda effettivamente inutilizzabile Prenota Facile.
Sono esclusi problemi del dispositivo, connessione o configurazioni del Cliente e manutenzione programmata comunicata, salvo durata eccezionale o anomala. La valutazione deve considerare durata, effettiva indisponibilità e informazioni comunicate, non una generica attribuzione al provider. L'assistenza verifica le evidenze e documenta l'attribuzione del credito. Non viene imposto un termine di decadenza non approvato.
Il credito resta una clausola separata dal cap di responsabilità e non è automaticamente eliminato dalla forza maggiore.
12. Evoluzione e servizi esterni
C.S.INFORMATICA può aggiornare, migliorare e riorganizzare il Servizio. Modifiche non sostanziali non richiedono preavviso specifico. Per rimozioni o modifiche sostanziali di una funzione importante è previsto di norma un preavviso di 30 giorni; possono fare eccezione urgenze di sicurezza, normativa o provider, da motivare e comunicare adeguatamente.
Tecnologia, provider e interfaccia possono cambiare preservando la finalità sostanziale del servizio; restano le tutele contrattuali e privacy. Beta e preview non hanno garanzia di permanenza e la roadmap non è un impegno contrattuale.
Tutte le nuove funzionalità di Prenota Facile che saranno effettivamente rilasciate commercialmente saranno incluse al 100% nel piano Pro Gold. Questa inclusione non costituisce un impegno a sviluppare o rilasciare ogni idea presente nella roadmap.
13. Dati, riservatezza e privacy
I dati e i contenuti del ristorante restano del ristorante o sotto la sua responsabilità e titolarità, senza attribuire proprietà sui diritti personali degli interessati. C.S.INFORMATICA riceve solo la licenza tecnica necessaria a ospitare, elaborare, trasmettere, mostrare, effettuare backup ed erogare il Servizio. Non vende i dati del ristorante o dei clienti e non usa questi ultimi per proprio marketing.
Le informazioni riservate sono accessibili solo per le finalità concordate, alle persone autorizzate o quando richiesto lecitamente. Il ristorante è titolare per booking, CRM, preferenze/note, comunicazioni operative e proprie campagne; C.S.INFORMATICA è responsabile secondo il DPA. È titolare autonomo per il proprio account/billing/lead/sicurezza/abusi/adempimenti. Autorizzazione generale ai sub-responsabili e preavviso minimo di 15 giorni per modifiche rilevanti seguono il DPA, con obiezione motivata privacy.
14. Marketing, booking, AI e HACCP
Le campagne sono decisione umana del ristorante e richiedono liceità delle liste, rispetto di consenso e opt-out. Il consenso marketing non è necessario per prenotare. Il possesso del telefono o il consenso WhatsApp alla conferma non autorizzano marketing WhatsApp. Comunicazioni transazionali e marketing restano separati.
Spam, complaint multipli, liste non autorizzate, violazioni opt-out o tassi anomali possono comportare misure proporzionate: avviso, limitazione/sospensione marketing, bonifica, disabilitazione permanente del marketing e, nei casi gravi o reiterati, sospensione/risoluzione account. In urgenza gli invii possono essere sospesi immediatamente per proteggere piattaforma, provider e altri clienti.
Il ristorante gestisce disponibilità, servizio, menu, prezzi, qualità, prenotazioni, no-show e cancellazioni. C.S.INFORMATICA non modifica o cancella singole prenotazioni per decisione commerciale propria; interviene tecnicamente per assistenza, sicurezza, recupero errore o manutenzione, senza assumere decisioni commerciali per il ristorante.
L’AI è soggetta a supervisione umana e non invia autonomamente campagne; utilizzo previsto e flussi attuali sono descritti nell’informativa AI. HACCP è strumento operativo e non sostituisce la responsabilità o le verifiche del ristorante. Trattamento allergie/intolleranze e possibili dati relativi alla salute: decisione giuridica/tecnica ancora aperta. Il contratto non introduce una base o un consenso per tali dati.
15. Proprietà intellettuale
Software, codice, architettura, design/UI, marchi, loghi piattaforma, documentazione e funzionalità appartengono a C.S.INFORMATICA o ai rispettivi aventi diritto. La licenza del Cliente è non esclusiva, non trasferibile e limitata alla durata del contratto e alle abilitazioni acquistate, salvi diritti inderogabili.
Il Cliente garantisce i diritti su foto, loghi, testi, menu e materiali caricati. La licenza tecnica del §13 non consente riusi autonomi estranei al servizio. Diritti e uso dei contenuti AI devono essere valutati anche secondo termini del provider e diritti di terzi; non viene garantita esclusività degli output.
16. Contestazione, sospensione e risoluzione
Per violazioni ordinarie il Cliente ha 7 giorni per sanare dopo contestazione. Recidiva o mancata sanatoria possono portare alla risoluzione, nel rispetto delle norme applicabili e della proporzionalità.
È consentita sospensione immediata per attività illecita, frode, abuso grave, attacco o tentativo di compromissione, rischio sicurezza o per altri clienti e ordini dell'autorità. Quando possibile, sono comunicati motivazione, ambito e percorso di ripristino senza compromettere sicurezza o obblighi di riservatezza. Si limita la misura alle funzioni necessarie quando ragionevolmente possibile.
17. Cessazione definitiva del servizio da parte del fornitore
Se C.S.INFORMATICA decide di cessare definitivamente Prenota Facile senza colpa del Cliente, dà 60 giorni di preavviso e rimborsa la quota prepagata riferita al periodo che non potrà essere usufruito. Questo rimborso è distinto dal credito di indisponibilità e dalla regola ordinaria di assenza di pro-rata. Seguono recupero/export e cancellazione del §18.
18. Cessazione, export e backup
Alla cessazione il Cliente dispone di 30 giorni per recuperare ed esportare i dati, anche con assistenza quando necessario; ciò non implica prosecuzione di tutte le funzioni operative. Dopo la finestra si avvia la cancellazione dei dati attivi, salvo obblighi legali o esigenze documentabili di sicurezza/controversia. Le eccezioni devono essere limitate ai dati necessari.
I backup hanno finalità principale di continuità/disaster recovery, non sono un archivio personale garantito. Non è garantito il ripristino puntuale di qualunque record. Dati eliminati possono permanere temporaneamente nelle copie fino alla rotazione tecnica, con accesso limitato e cautele in caso di restore. Non viene dichiarata una durata di backup non descrive integralmenteta.
Le esportazioni possono essere soggette a limiti, da gestire e comunicare nel percorso di offboarding.
19. Responsabilità
Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva di C.S.INFORMATICA per danni diretti è limitata ai canoni pagati dal Cliente nei 3 mesi precedenti l'evento. Danni indiretti, mancato profitto e perdita di opportunità sono esclusi nei limiti consentiti dalla legge. Restano esclusi dalla limitazione i casi in cui la legge la vieta, inclusi dolo o colpa grave ove applicabile; non sono limitati i diritti inderogabili degli interessati né gli obblighi verso autorità.
Il credito commerciale del §11 resta separato. Nessuna indennità aggiuntiva non approvata è introdotta.
20. Forza maggiore
Eventi fuori dal ragionevole controllo del fornitore, quali calamità, blackout estesi, guerra, grandi attacchi cyber, indisponibilità delle telecomunicazioni o provvedimenti dell'autorità, possono impedire o ritardare l'esecuzione. Le parti cooperano per contenere gli effetti e riprendere il servizio; l'evento non cancella automaticamente gli obblighi di sicurezza o il credito >72 ore → 15 giorni.
21. Comunicazioni, legge e foro
Comunicazioni operative/contrattuali attraverso email ordinaria; comunicazioni formali via PEC cs.informatica@pec.it. Le notifiche in piattaforma sono aggiuntive, non necessariamente esclusive. Il Cliente deve mantenere aggiornati i recapiti. Nessuna presunzione irrevocabile di ricezione è stabilita.
Si applica la legge italiana. Per il rapporto B2B è previsto il foro esclusivo di Civitavecchia, salve norme inderogabili. Se una disposizione risulta invalida, le altre restano applicabili nei limiti di legge e senza sostituirla unilateralmente con una clausola più onerosa. Termini e documenti accettati costituiscono il quadro dell'accordo, salve condizioni particolari documentate e obblighi inderogabili.
22. Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.
Le disposizioni che richiedono specifica approvazione devono essere richiamate separatamente e in modo comprensibile nella sottoscrizione, non tramite una generica approvazione di tutte le condizioni.
Il Cliente, dopo lettura separata, approva specificamente le disposizioni applicabili contenute nei §§ 7 (rinnovo automatico e limiti ai rimborsi), 12 (modifiche sostanziali/urgenze, limiti beta), 14 e 16 (limitazione/sospensione marketing e sospensione/risoluzione del servizio), 17 (cessazione del servizio dal fornitore), 18 (limiti backup/ripristino), 19 (cap ed esclusioni di responsabilità), 21 (foro esclusivo). La presente sezione descrive l’approvazione specifica da raccogliere e non attesta che sia stata prestata con la sola lettura.
L’approvazione deve essere documentata distintamente con identità e poteri del sottoscrittore, versione, data e richiami alle disposizioni applicabili.