Questo documento riguarda i trattamenti propri della piattaforma. Per i dati dei clienti dei ristoranti si applica anche l'informativa prenotazione.
1. Chi tratta i dati
Il titolare per account ristoratore, abbonamenti e billing, richieste demo, sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi e propri adempimenti amministrativi e fiscali è C.S.INFORMATICA di Constandache Stefan Iulian, P.IVA 18562471005, Via Bernini 19, 00053 Civitavecchia (RM), Italia. Il servizio è presentato come Prenota Facile by C.S.INFORMATICA, sul sito https://prenotafacile.eu.
Contatto privacy: info@prenotafacile.eu; PEC: cs.informatica@pec.it; telefono: 3883671038. Non è stato nominato un DPO/RPD.
Per prenotazioni, CRM, preferenze e note dei clienti, comunicazioni operative e campagne del ristorante, il ristorante è titolare e C.S.INFORMATICA opera come responsabile, secondo il DPA. Non utilizziamo i clienti dei ristoranti per il nostro marketing e non vendiamo i loro dati.
2. Dati, fonti e finalità proprie
| Trattamento | Dati e fonte | Finalità e base giuridica da applicare |
|---|---|---|
| Account e rapporto SaaS | Email, identificativi account/tenant, credenziali gestite tramite Auth, ruoli, recapiti e dati dell'impresa; forniti dall'utente o dall'impresa che lo autorizza | Attivazione e gestione del contratto; per referenti e personale non parte del contratto, legittimo interesse alla gestione del rapporto, previa valutazione |
| Abbonamento e fatturazione | Piano, transazioni e riferimenti Stripe, dati fiscali e contatti | Contratto e obblighi amministrativi/fiscali applicabili; il sistema non conserva integralmente i dati delle carte |
| Demo e contatti commerciali | Nome attività e referente, telefono/email, località, messaggio, preferenze di contatto e provenienza della richiesta | Rispondere alla richiesta e misure precontrattuali; per referenti aziendali, valutare il legittimo interesse appropriato |
| Comunicazioni commerciali proprie | Recapiti e prova dell'eventuale consenso del lead | Consenso separato, facoltativo e revocabile; nessun consenso marketing è necessario per chiedere una demo |
| Sicurezza e prevenzione abusi | Richieste, IP/user agent, identificativi o hash tecnici, eventi e log | Legittimo interesse a proteggere servizio e utenti, con minimizzazione e bilanciamento; eventuali obblighi specifici di legge |
| Assistenza e reclami | Account, richiesta, messaggi e informazioni necessarie a gestirla | Contratto o gestione del rapporto; i dati dei clienti del ristorante eventualmente comunicati nell'assistenza restano soggetti alle istruzioni del titolare |
I dati possono provenire da un referente autorizzato, dal ristorante o da integrazioni da esso autorizzate. Per trattamenti tenant-specifici la fonte e l'informativa sono responsabilità del ristorante. Non si considera la semplice presa visione di questa informativa un consenso generale.
3. Obbligatorietà
I dati necessari a creare l'account, erogare il servizio, gestire la prenotazione richiesta o adempiere obblighi fiscali devono essere forniti per quelle finalità; in mancanza non sarà possibile completare la relativa operazione. Marketing, preferenze ulteriori e canali opzionali restano separati. I moduli devono indicare i campi obbligatori e facoltativi senza trasformare la privacy in consenso obbligatorio.
4. Destinatari e trasferimenti
Accedono ai dati le persone autorizzate secondo le rispettive funzioni e i fornitori necessari al servizio, descritti nella lista provider: hosting, database/Auth/Storage, email, pagamenti, messaggistica e AI quando utilizzata. Possono inoltre riceverli consulenti e autorità quando necessario e lecito. Non tutti i fornitori sono responsabili per tutte le loro attività: il ruolo va valutato per prodotto e finalità.
La preferenza è per UE/SEE. Le evidenze del progetto indicano hosting applicativo e database a Londra, nel Regno Unito, quindi fuori SEE; non coprono ogni copia, log, supporto o subfornitore. Trasferimenti ulteriori richiedono strumenti validi GDPR, quali adeguatezza, SCC o DPF ove effettivamente applicabile.
5. Conservazione
Le richieste demo sono conservate 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo conversione a cliente, obblighi legali o ulteriori necessità documentabili. I dati del rapporto contrattuale e fiscali seguono la durata necessaria e gli obblighi concretamente applicabili, da precisare nel registro di conservazione.
Booking e CRM sono conservati durante il servizio e gestiti secondo istruzioni del ristorante. Alla cessazione sono disponibili 30 giorni per recupero ed esportazione, poi è avviata la cancellazione dei dati attivi, salve eccezioni giustificate. Le copie di backup seguono il ciclo tecnico di rotazione, senza un numero di giorni non descrive integralmenteto. Si vedano annesso e policy interna.
I periodi indicati sono criteri di conservazione; non corrispondono a una cancellazione automatica generale. C.S.INFORMATICA avvia il processo di cancellazione secondo le finalità, le istruzioni e le eccezioni descritte.
6. Cookie, AI e dati particolari
Le tecnologie del browser sono descritte nella Cookie Policy. L’attribuzione marketing è disattivata per impostazione predefinita e può essere attivata solo dopo consenso.
L’informativa AI descrive dati utilizzabili, supervisione e flussi attuali. Non è promessa anonimizzazione irreversibile. Scoring e segmentazione del ristorante richiedono una base e un’informativa appropriate.
Trattamento allergie/intolleranze e possibili dati relativi alla salute: decisione giuridica/tecnica ancora aperta. Le note e i campi allergie possono contenere dati sulla salute; questa informativa non introduce un consenso o una condizione dell’art. 9 GDPR.
7. Diritti e contatti
Nei casi previsti dal GDPR è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. I consensi possono essere revocati senza pregiudicare la liceità precedente; l'opposizione al marketing deve essere rispettata. Per i trattamenti propri contattare info@prenotafacile.eu; per booking/CRM rivolgersi al ristorante, con assistenza di C.S.INFORMATICA come responsabile. La richiesta può richiedere una verifica proporzionata dell'identità, senza raccogliere documenti superflui.
È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, https://www.garanteprivacy.it, e ricorrere agli altri strumenti previsti dalla legge. Le richieste seguono la procedura DSAR; la risposta commerciale entro 4 ore non sostituisce il termine legale per soddisfare i diritti.
8. Aggiornamenti
La versione e la data dell'informativa saranno visibili; modifiche rilevanti saranno comunicate con modalità adeguate. La nuova informativa non autorizza retroattivamente ulteriori finalità o trattamenti.